Ny tjänst innebär en kontaktväg för många tekniska frågor

Att avlasta personalen, skapa mer tid för kärnverksamheten hos våra lokalhyresgäster och samtidigt få bättre funktionalitet i tekniska system. Det är syftet med Länsgårdens tjänst – SPOC. Tjänsten innebär att Länsgården kan hantera fler tekniska system eller tjänster i fastigheten än vad man gjort tidigare. Verksamheten som bedrivs i Länsgårdens fastigheter avlastas på så sätt att man bara behöver  ha en kontaktväg för att få hjälp med så många system och frågor som möjligt.

– Personalen har ofta svårt att få tiden att räcka till för sitt kärnuppdrag. Där kan vi avlasta genom att ta hand om teknik och annat som  som hyresgästen behöver hjälp med, säger Erik Eklund,  digitaliseringsansvarig på Länsgården.

Personalen på ett vård- och omsorgsboende eller en vårdcentral har som huvuduppgift att finnas till för människorna. Men en allt vanligare utmaning är att personalen i verksamheten hamnar i situationer där teknisk utrustning eller system inte fungerar, alternativ är allt för komplexa för att hantera. Det kan till exempel handla om en krånglande projektor, system för inomhustäckning av mobiltelefoni eller kallelselarmsystem, berättar Erik.
– Ofta är det svårt för personalen att veta vad som är orsaken till felet och vem som behöver kontaktas för att lösa problemet. Vi har märkt att det skapar mycket bekymmer och friktion, säger han.

En enda kontakt för alla tekniska frågor

Men det kan också handla om tekniska system som är svåra att bemästra av en ovan användare.
– Ett typexempel är när någon boende på ett vård- och omsorgsboende vill ha hjälp med att installera  sin TV eller få i gång sin internetuppkoppling vid inflyttning, berättar Erik.

Det är i sådana situationer som Länsgårdens tilläggstjänst SPOC kan göra stor skillnad och underlätta vardagen för boende, besökare och personal. Uttrycket SPOC är en egentligen en förkortning av engelskans ”Single Point of Contact”, och är hämtat från IT-branschen.
– Där har man ofta har en helpdesk som är en tratt för alla slags IT-frågor. Kunden har en väg in, och sedan löser man saker utifrån en helpdesk. Vi gör samma sak, men för fastigheter, förklarar Erik, som själv har en bakgrund inom IT-sektorn.

Svårt för personalen att hitta orsaken till problemet

Länsgårdens ”helpdesk” arbetar alltså i praktiken på samma sätt som en helpdesk hos en IT-leverantör. Men situationerna och de tekniska frågorna kan förstås vara lite annorlunda i de olika fallen. För Länsgårdens del kan det till exempel handla om att funktionen att öppna dörren slutat fungera när en boende ska komma in i sin lägenhet i ett vård- och omsorgsboende.
– Då kan det finnas flera orsaker. Till exempel att batteriet i armbandet är slut, att det är något fel på kallelselarmsystemet, att låset i dörren är trasigt. Det säger sig självt att det inte är så lätt för en person utan djupare teknisk kunskap att avgöra vad som är orsaken och sätta in rätt åtgärder, förklarar Erik.

”Vi avlastar personalen när tekniken fallerar”

Om den första utmaningen handlar om att analysera orsaken till problemet, så handlar nästa utmaning om att veta vem som bör kontaktas för att åtgärda problemet. Ofta finns det en stor mängd leverantörer av de tekniska systemen. Men även här underlättar Länsgårdens tilläggstjänst vardagen ute i en verksamhet, genom att erbjuda en kontaktväg för så många tekniska system som möjligt.
– Om personalen ringer ”fel” service så medför det både förlorad tid och extra kostnader. Här finns vi till för att snabbare identifiera problemet och lösa det, säger Erik.

En hel del teknikrelaterade problem förväntas anhöriga till personer på ett vård- och omsorgsboende lösa. Det kan handla om att installera en TV, att se till så att lägenhetsinnehavaren får i gång sportkanalerna eller internetanslutningen till paddan.

Men det är inte alltid det fungerar. Även där får personalen ofta rycka in. Teknikproblem kan därför bli en stressfaktor för både personal och boende.
– Personalen har ofta svårt att få tiden att räcka till för sitt kärnuppdrag, som handlar om att ta hand om människorna. Där kan vi avlasta genom att ta hand om teknik och annat som verksamheten behöver hjälp med. Grundläggande så hjälper vi på detta sätt verksamheten, genom att avlasta dem när tekniken fallerar, säger Erik.

Positiva signaler från kunder som testat SPOC

Länsgårdens SPOC-tjänster begränsas inte till att endast handla om teknik. Erik berättar att man även kan ansvara för saker som att montera hyllor på väggarna, besiktiga och dokumentera lägenheter vid avflyttning eller att bedöma slitage och renoveringsbehov. Utifrån de behov som finns hos varje specifik hyresgäst försöker Länsgården hitta skräddarsydda lösningar. Och än så länge har responsen på SPOC-tjänsten varit positiv.
– Flera kommuner har testat SPOC och ännu fler är på väg in. De signaler vi fått är att de är mycket positiva till hur vi hanterat frågorna. Vi tror definitivt att det här är något som kommer att öka i omfattning, avslutar Erik.